ICT-brief, juli 2002

Van Studentenmail naar Solis-mail

en

van Quetzal¹ naar Solis-ugids

Met deze brief brengen wij de faculteiten en diensten op de hoogte van de veranderingen in de universitaire ICT diensten, de mogelijke gevolgen voor de decentrale ICT-dienstverlening en de gevolgen voor de afstemming tussen universitair niveau en decentraal niveau. Deze brief is special bedoeld voor: a) de systeembeheerders van faculteiten en diensten, en de gegevensbeheerders Quetzal, omdat de veranderingen invloed hebben op hun dagelijkse werk. Ter kennisname wordt deze brief ook gestuurd aan de webmasters van de faculteiten en diensten. De veranderingen die we beschrijven, zijn ook voor het (ICT-) management belang. Ten eerste, vanwege de aan de veranderingen ten grondslag liggende visie op de rol van ICT en, ten tweede, de extra mogelijkheden die aan faculteiten en diensten wordt geboden worden.

I. Inleiding en management samenvatting

Studenten en medewerkers gebruiken voor hun communicatie steeds vaker het computernetwerk en de daarop draaiende diensten. Met de ingebruikname van de Elektronische Leeromgevingen, Osiris-online en de komende invoering van het Digitaal Portfolio zien we dat het onderwijsproces hier zeker niet bij achterblijft. Niet alleen nemen de functionele eisen (wat kan ik ermee?) toe, maar ook de beschikbaarheidseisen (waar, hoe en wanneer kan ik erbij?). Met de invoering van de Bachelor Master zullen studenten veel vaker dan nu het geval is onderwijs volgen aan meerdere faculteiten. De ICT middelen en diensten voor studenten moeten daarom over de faculteitsgrenzen heen beschikbaar zijn. De nieuwe en belangrijk hogere eisen die gesteld gaan worden aan ICT-voorzieningen maken een universitaire, infrastructurele aanpak wenselijk (zie Nulmeting ICT UU 2002).

De huidige Studentenmail en Quetzal (web-based adressenboek) worden in dit licht aangepast. De diensten zullen in hun nieuwe vorm resp. Solis-mail en Solis-ugids gaan heten. en invulling geven aan de volgende eisen:

• Volwaardige email- en agendavoorzieningen voor alle studenten aan de UU. Faculteiten en diensten kunnen hun medewerkersmail ook in Solis-mail onderbrengen, zodat docenten en studenten voor hun onderlinge communicatie over dezelfde mogelijkheden kunnen beschikken

• Gestandaardiseerde emailadressen binnen de UU voor studenten en medewerkers

• Grote opslagcapaciteit (min. 100 Mb) voor mailberichten en bestanden (bijv. Digitale Portfolio).

• Een up-to-date en volledig adressenbestand van alle medewerkers en studenten voor de onderlinge bereikbaarheid (telefoon, post, email en bezoek)

• Overal op Internet beschikbaar 7 * 24 uur

• Universitaire ICT-diensten (o.a. Digitale Portfolio) beschikbaar voor studenten en medewerkers via 1 gebruikersnaam/wachtwoord combinatie: Solis-id en Solis-wachtwoord

• Koppeling met SAP/HR en Osiris zodat resp. medewerker en student 1 dag na registratie over ICT-voorzieningen beschikt

• Eerstelijns ondersteuning dichtbij de student/medewerker

• Volwaardige beveiliging van beide systemen door een firewall en viruschecker

Solis-mail komt op 1 sept. 2002 beschikbaar voor alle studenten van de Universiteit Utrecht. In oktober zullen de faculteiten Farmacie, Scheikunde, Biologie en Sociale Wetenschappen hun medewerkers via Solis-mail email- en agendavoorzieningen aanbieden. De complete invoering van Solis-ugids is ook in oktober gepland, maar enkele onderdelen zullen eerder beschikbaar zijn (o.a. Solis-id en Solis-wachtwoord).

Als een bijprodukt is tijdens de ontwikkeling van Solis-mail en Solis-ugids een Active Directory voor Windows 2000 opgezet. De gebruikers zien dit niet als een apart systeem, want voor hun is het een integraal onderdeel van Solis-ugids. Voor het beheer van Windows 2000 servers en werkstations/pc's kan het echter een grote zelfstandige rol spelen. De Faculteit Sociale Wetenschappen zal Active Directory per oktober 2002 inzetten voor haar computernetwerk. Een volgende brief van ICT zal ingaan op de rol van Active Directory binnen het systeembeheer en de voordelen voor faculteiten en diensten die een universitaire Active Directory kan bieden.

II. Wat gaat er veranderen?

Van Studentenmail naar Solis-mail.

De huidige mailvoorzieningen (web- en popmail) voor studenten gaan verdwijnen en daarvoor in de plaats komt de voorziening Solis-mail die gebaseerd is op Exchange 2000 van Microsoft (server) en Outlook Webaccess (client). Andere mailprogramma's (zoals Outlook Express, Netscape Messenger, Eudora, ..) kunnen via het POP en IMAP protocol met de Exchange 2000 communiceren, maar vanuit ICT worden die mailprogramma's niet ondersteund. Wij ondersteunen in een eerste fase de Outlook Webaccess (OWA) en in een tweede fase komt daar Outlook 2000 bij. Outlook 2000 biedt de gebruiker iets meer functionaliteit. Wat biedt Solis-mail zoal:

• Studenten kunnen onderling elektronisch afspraken maken of bijeenkomsten plannen door geïntegreerde email- en agendafuncties.

• Studenten kunnen hun emailberichten ordenen in verscheidene folders eventueel automatisch op basis van zelf in te stellen regels.

• Studenten kunnen samenwerken aan documenten via private en public folders van Exchange.

• De studenten hebben hun mail, agenda en documenten altijd beschikbaar via de gangbare browsers op elke PC aangesloten op Internet.

• Iedere student krijgt een opslagcapaciteit van tenminste 100 Mb.

• De binnenkomende email wordt grondig gecontroleerd op virussen.
  
  

Door een automatische koppeling met Osiris (zie paragraaf metadirectory) worden de emailvoorzieningen² voor de studenten automatisch aangemaakt binnen een dag na aanmelding bij de UU.

De emailadressen van studenten gaan veranderen

Gelijktijdig met de invoering van Solis-mail zullen de emailadressen van studenten veranderen. Het is nu al zo dat veel studenten van faculteit veranderen of bij meerder faculteiten onderwijs volgen tijdens hun studie aan de UU. Met de invoering van Bachelor Master zal dit alleen maar toenemen. De faculteitsaanduiding in het emailadres wordt daarom weggelaten (zie voor detailinfo appendix A).

Solis-mail is er ook voor medewerkers

Faculteiten en diensten kunnen nu reeds hun emaildiensten voor medewerkers ook in bovengenoemde Solis-mail omgeving onderbrengen. De Faculteiten Farmacie, Scheikunde, Biologie en Sociale Wetenschappen zullen dat als eerste doen in oktober 2002. Ook lopen er afspraken met het IVLOS en de Universitaire Bestuursdienst.

Voor nieuwe medewerkers van die faculteiten en diensten worden emailvoorzieningen aangemaakt op het moment dat ze geregistreerd worden in SAP/HR. Daarvoor is er een automatische koppeling gemaakt tussen SAP/HR en Solis-mail (zie paragraaf Metadirectory). Voor tijdelijke werknemers of gasten die niet (op tijd) in SAP/HR kunnen worden ingevoerd, krijgt het decentrale systeembeheer de beschikking over een groot aantal gastaccounts met daaraan gekoppelde voorzieningen.

De grote van de opslagcapaciteit van de emailbox kan door de faculteit/dienst zelf bepaald worden. Het decentrale systeembeheer krijgt de mogelijkheid om per individuele emailbox de omvang aan te passen.

Van Quetzal naar Solis-ugids

Ter vervanging van de Quetzal richten we een Solis-ugids op het Web in. In oktober 2002 moet Solis-ugids volledig operationeel zijn.

De structuur van de huidige Quetzal wordt grondig herzien. Solis-ugids gaat meer soorten gegevens bevatten, zodat zij qua inhoud gelijkwaardig wordt aan de huidige gedrukte U-gids. Binnen Solis-web (www.uu.nl) komt een pagina Solis-ugids die de huidige ‘Wie, wat, waar?’ pagina gaat vervangen.

De gegevens die in Solis-ugids van een persoon worden opgeslagen, hebben bijna allemaal betrekking op de bereikbaarheid van de persoon of dat nu voor post, email, telefoon of bezoek is. Wij spreken in dit verband van bereikbaarheids- of contactgegevens. Een aantal soorten gegevens zijn facultatief. Een persoon kan bijv. zelf beslissen of hij/zij zijn privé telefoonnummer wil invoeren of niet.

Enkele structuurfouten in de Quetzal worden opgelost, zodat het mogelijk wordt één en dezelfde persoon aan meerdere onderdelen van een faculteit/dienst te koppelen indien hij/zij meerder functies vervult. Een student wordt niet meer alleen bij de eerste opleiding vermeld, maar bij alle opleidingen die hij/zij eventueel volgt.

Een inherent nadeel van een gedrukte gids, is het feit dat een gedeelte van de gegevens al verouderd als het boekwerk verspreid wordt; bij een gids on-line hoeft dit niet het geval te zijn. We willen een hoog niveau van actualiteit van gegevens bereiken in Solis-ugids. De basisgegevens worden d.m.v. een automatische, dagelijkse koppeling uit de administratieve systemen Osiris en SAP/HR gehaald. De medewerker/student kan via het Web direct in de Solis-ugids een aantal van zijn eigen gegevens aanpassen of toevoegen. Voorbeelden hiervan zijn: omschrijving van functie, url naar eigen homepage, kamernummer, telefoonnummer en mobielnummer. Bovendien zullen er per faculteit/dienst één of meerdere Solis-ugids beheerders³ de mogelijkheid krijgen om organisatie- en persoonsgegevens te onderhouden. Ook dit geschiedt via het web-based gebruikersinterface van de Solis-ugids.

De gebruikersinterface van de Solis-ugids zal dezelfde tweedeling hebben als de gedrukte U-gids: enerzijds het alfabetisch zoeken in een personen- en zakenregister (2^e gedeelte van Universiteitsgids) en anderzijds kan men zoeken volgens de organisatiestructuur (1^e gedeelte van Universiteitsgids). De organisatiestructuur wordt weergegeven als een mappenstructuur zoals de weergave van directories en files in de Windows Verkenner (Windows Explorer).

Koppeling van systemen door een Metadirectory

Solis-mail en Solis-ugids enerzijds en de twee administratieve bronsystemen Osiris en SAP/HR anderzijds wisselen op automatische wijze gegevens uit. Deze gegevensuitwisseling wordt geregeld door een metadirectory. Een metadirectory is een pakket van aanpasbare softwaremodules (in ons geval de Siemens Metahub). De metadirectory bepaalt: welke gegevens er getransporteerd worden, de condities waaronder en de tijd waarop. Tevens kan de Metadirectory eenvoudige dataconversie uitvoeren zoals aanpassen schrijfwijzen en benamingen. Uitwisseling vindt één keer per dag plaats. Uitwisseling is een groot woord, want alle gegevens gaan richting Solis-mail en Solis-ugids; alleen de emailadressen van studenten gaan van Solis-mail naar Osiris. Osiris en SAP/HR zijn bronsystemen: gegevens die vanuit deze bronsystemen zijn gekomen, mogen in Solis-ugids niet worden gemuteerd. Dat mag alleen in de bronsytemen, maar wijzigingen aldaar worden wel automatisch doorgevoerd in Solis-ugids en Solis-mail.

UU-gebruikersnaam wordt Solis-id; UU-wachtwoord wordt Solis-wachtwoord.

Iedere student heeft een uu-gebruikersnaam/wachtwoord paar. Daarmee heeft hij/zij toegang tot Osiris-online, Surfspot⁴ en Solis-thuis. Ook veel medewerkers beschikken over zo'n paar. Studenten hebben bovendien een aparte gebruikersnaam/wachtwoord paar om toegang te krijgen tot hun email.

Iedere medewerker en iedere student krijgt een Solis-id en een Solis-wachtwoord. Hiermee kan toegang worden verkregen tot de universitaire ICT-diensten: Solis-mail, Solis-thuis, Surfspot, Osiris-online (alleen studenten), Digitale Portfolio en Solis-ugids (voor aanvullen eigen gegevens).

Het Solis-id is voor studenten gelijk aan hun studentnummer⁵ en voor medewerkers wordt het Solis-id een unieke naam van 8 tekens lang (zie bijlage A). Solis-id en Solis-wachtwoord worden opgeslagen in Solis-ugids, maar zijn (natuurlijk) niet zichtbaar voor anderen.

III. Wat melden wij aan de eindgebruiker?

De eindgebruiker wordt op de hoogte gesteld van de nieuwe diensten: enerzijds wat hij/zij krijgt en anderzijds wat van hem/haar verwacht wordt. Eindgebruikers zijn op twee manieren te onderscheiden: a) student of medewerker en b) nieuwe of bestaande gebruiker. Nieuwe eindgebruikers zijn de 1^e jaars studenten in september en de medewerkers die per 01/10/02 (of daarna) worden aangesteld.

Nieuwe eindgebruiker.

Zodra een nieuwe eindgebruiker in de Solis-ugids en eventueel Solis-mail is ingevoerd, wordt er een brief aangemaakt die naar het woonadres van de eindgebruiker wordt gestuurd. Er zijn twee soorten brieven: één voor studenten en één voor medewerkers.

In de brief aan nieuwe studenten staat:

1. Universitaire Solis-id/Solis-wachtwoord combinatie en een overzicht van diensten waarvoor die combinatie te gebruiken is: Solis-mail, Osiris-online, Solis-thuis, (onderhoud van eigen gegevens in) Solis-ugids en Surfspot.

2. Uitgebreide uitleg over deze diensten of verwijzingen naar uitleg daarover.

3. Zijn/haar emailadres, verwijzing naar documentatie over OWA en de mogelijkheid om een ‘forward’ adres op te geven.

4. Verzoek om de contactgegevens in de Solis-ugids te controleren en, indien gewenst, aan te vullen. Wij zullen de student wijzen op de opt-out mogelijkheid i.v.m. privacy-overwegingen. Er is een zogenaamde privacyknop waarmee de student aan kan geven dat zijn/haar gegevens niet meer zichtbaar mogen zijn in de Solis-ugids.

In de brief aan nieuwe medewerkers staat:

1. Solis-id en -wachtwoord combinatie en een overzicht van diensten waarvoor deze combinatie te gebruiken is: Solis-thuis, (onderhoud van eigen gegevens in de) Solis-ugids en Surfspot.

2. Het universitaire emailadres met of

• Beschrijving van universitaire emailvoorzieningen (voor faculteiten die meedoen met Solis-mail) of

• Melding dat voor het operationeel maken van emailvoorzieningen contact gelegd moet worden met de automatiseringsdienst van zijn/haar faculteit/dienst.

3. Melding van opname van contactgegevens in de Solis-ugids met het verzoek die te controleren en eventueel aan te vullen.

Bestaande eindgebruikers

Op het ogenblik zitten er meer dan 25.000 personen in de huidige Quetzal en en zitten er ca. 20.000 actieve studenten in de Studentenmail. De vernieuwde diensten zullen ook aan hen worden aangeboden. Hieronder geven we aan hoe de conversie zal plaatsvinden.

Conversie huidige studenten

Studenten die nu al een registratie in de Quetzal hebben, worden d.m.v. een brief op de hoogte gebracht van de overgang naar Solis-mail en Solis-ugids. Deze brief wordt in de tweede helft van augustus 2002 verstuurd.

We zullen de studenten in ieder geval het volgende berichten:

• De studenen worden op de hoogte gesteld van zijn nieuwe emailadres, Solis-id en -wachtwoord en het feit dat ze een ander programma moeten gebruiken om hun universitaire email te kunnen lezen (www.solismail.uu.nl).

• Wij sturen van 01/09/02 tot 01/01/03 de mail die naar het oude adres gestuurd wordt, door naar het nieuwe adres.

• De studenten worden gevraagd hun oude mail door te sturen naar hun nieuwe emaildienst, indien zij die mail wensen te bewaren. Dit kan tot 01/11/02

• Het oude uu-wachtwoord wordt overgenomen als Solis-wachtwoord, evenals de ingevoerde telefoonnummers voor de inbeldienst Solis-thuis en de privacy instellingen.

• Verder verwijzingen naar documentatie OWA en Solis-ugids

Conversie huidige medewerkers

De conversie van de gegevens van de medewerkers vereist speciale aandacht. In de Solis-ugids komen de basisgegevens uit SAP/HR. We willen deze gegevens aanvullen met detailinformatie die nu al in de Quetzal staan, maar er is geen eenduidig aanknopingspunt om de basisgegevens te koppelen aan gegevens uit de ‘oude’ Quetzal. We onderzoeken mogelijkheden om op basis van diverse kenmerken een zo groot mogelijk deel automatisch te converteren. We sluiten echter niet uit dat we in voorkomende gevallen eenmalig een beroep zullen moeten doen op de facultaire Solis-gids beheerders en/of de medewerkers zelf om gegevens opnieuw in te voeren c.q. te accorderen

We zullen de medewerkers in ieder geval het volgende berichten:

• We vermelden zijn/haar Solis-id en -wachtwoord met een overzicht van diensten die hiermee toegankelijk zijn.

• We berichten de medewerker de opname van zijn contactgegevens in de Solis-ugids en verzoeken hem/haar om de geconverteerde gegevens te controleren en, indien gewenst, aan te vullen.

• We melden dat ook de instellingen voor Solis-thuis zijn geconverteerd.

IV. Welke hulp wordt de eindgebruiker geboden?

Eerste-lijns ondersteuning

De eerste-lijns ondersteuning bij vragen en problemen moet zo dicht mogelijk bij de medewerkers en studenten staan. In fysieke zin betekent dat ondersteuning door decentrale automatiseringsdiensten en helpdesk bij computerleerzalen e.d. Aan facultaire automatiseringsafdelingen worden (web-based) modules beschikbaar gesteld ter ondersteuning van de eerstelijns helpdeskfunctie. Met deze modules is het o.m. mogelijk de wachtwoorden te resetten, het account te blokkeren, een ‘forwarding’ te zetten, etc. De mogelijkheden zullen verschillen tussen een studentaccount en een medewerkersaccount. Een facultaire helpdesk krijgt het beheer over de accounts van de ‘eigen’ medewerkers. De scope van de studentenpopulatie is echter de hele UU: elke student moet bij elke helpdesk geholpen kunnen worden.

Ondersteuning dichtbij de gebruikers, maar dan in virtuele zin, betekent dat ICT handleidingen, elektronische formulieren en faq’s op het Web zet. Ook laten wij Cap Gemini ISM een helpdesk verzorgen die zowel via de telefoon als via email bereikbaar is. Nadere gegevens hierover worden gepubliceerd op onze website www.ict.uu.nl.

On-line mutatie modules

Van de eindgebruiker kan tegenwoordig worden verwacht dat hij/zij over enige computervaardigheden beschikt. Veel zal hij/zij daarom zelf kunnen en moeten doen: wachtwoord veranderen c.q. opvragen, afwezigheidsmelder aan- en uitzetten, een doorstuuradres ('forward') voor zijn email opgeven, het instellen van telefoonnummers voor inbelfaciliteiten, etc. Ook wordt van de eindgebruiker verwacht dat hij/zij zelf zijn contactgegevens kan onderhouden: telefoonnumer, kamernummer, etc. Hiervoor is een on-line module beschikbaar. Hiervoor zullen via het web on-line mutatie modules beschikbaar worden gesteld

Cursussen

De afdeling ICT onderzoekt de mogelijkheid om cursussen ‘email en agenda’ op te zetten. Dit worden cursussen die zich speciaal richten op ‘groepswerk’: vergaderingen plannen, afspraken maken, contactlijsten aanmaken. Een belangrijke doelgroep wordt gevormd door secretariaten.

V. Wat gaat er veranderen in de gegevensaanlevering faculteiten en diensten?

Tot op heden vindt er tussen facultaire systeem- en gegevensbeheerders en universitair niveau een intensieve bestandsoverdracht plaats: emailadressen van studenten, account/emailgegevens van medewerkers voor Solis-thuis en diverse soorten adresgegevens voor Quetzal. Een groot gedeelte hiervan zal in de toekomst niet meer nodig zijn en wat er overblijft zal van karakter veranderen: nl. on-line muteren i.p.v. bestanden klaar zetten die batch-gewijs worden verwerkt.

Aanleveren gegevens van nieuwe studenten vervalt⁶.

Alle nieuwe studenten krijgen een nieuw universitair account, emailadres en emailbox. Dus ook studenten van opleidingen die tot op heden hun studenten eigen emailfaciliteiten aanbieden. De faculteiten die dit toch willlen blijven doen kunnen hun studenten instrueren om op de universitaire email een 'forward' naar het facultaire adres te zetten. Het nieuwe, universitaire emailadres wordt in de Solis-ugids en in Osiris opgeslagen. Naar aanleiding van de elektronische U-raadsverkiezingen is hiertoe besloten. De faculteiten met eigen emailvoorzieningen voor hun studenten hoeven niet langer gegevens over hun studenten aan te leveren.

Mutatie overzichten studenten zijn beschikbaar.

Per faculteit/dienst kunnen wij aan een contactpersonen dagelijks in de vorm van een email mutatieoverzichten sturen van studenten die die dag een account hebben gekregen of is verwijderd. Zie voor format van deze bestanden bijlage B.

Aanleveren gegevens van nieuwe medewerkers t.b.v. Solis-thuis vervalt.

Voor alle medewerkers wordt vanuit SAP/HR⁷ een inlogaccount⁸ aangemaakt: Solis-id en Solis-wachtwoord. Daarmee heeft de medewerker automatisch de beschikking over Solis-thuis, Solis-mail (indien zijn/haar faculteit/dienst daaraan meedoet), Digitale Portfolio van studenten die hij/zij begeleidt en Surfspot.

ICT levert de emailadressen van medewerkers.

Per account van een medewerker wordt een emailadres gegenereerd volgens een universitaire standaard (bij medewerkers staat i.t.t. studenten wel een faculteitsaanduiding in het adres; zie voor format bijlage A). Dit emailadres wordt geregistreerd in de nieuwe Solis-ugids. De faculteiten en diensten dienen daarom het universitair aangemaakte emailadres te gebruiken als één van de aliassen van de aan te maken emailbox van betreffend medewerker. Indien een faculteit/dienst zijn medewerkersmail universitair laat verzorgen in de Solis-mail, dan wordt aan dat emailadres direct een emailbox gekoppeld. Via mutatieoverzichten worden de aangemaakte emailadressen aan de faculteit/dienst aangeleverd.

Mutatieoverzichten medewerker zijn beschikbaar.

Aan contactpersonen van de faculteit/dienst wordt per email dagelijks een mutatieoverzicht gestuurd. Zie voor format van deze bestanden bijlage B.

Aanleveren Quetzal-bestanden vervalt
De database van Solis-ugids wordt automatisch vanuit SAP/HR gevuld met basisgegevens van nieuwe medewerker. De gegevens over organisatie onderdelen hoeven ook niet meer via bestanden worden aangeleverd; zie hieronder.

Gegevens Solis-gids on-line muteerbaar.

Het decentrale gegevensbeheer voor Solis-ugids bestaat grofweg uit twee delen: a) de gegevens over de onderdelen van faculteit/dienst en de structuur daartussen en b) medebeheer over gegevens van de medewerkers van de faculteit/dienst. Hoewel medewerkers verondersteld worden zelf hun gegevens bij te houden, kan het nodig zijn dat hierbij facultair ondersteuning geboden moet worden. De beheerder Solis-ugids krijgt het recht om via de gebruikersinterface van Solis-ugids gegevens binnen zijn/haar domein aan te vullen c.q. te muteren

6. Wat wij op korte termijn willen weten?

ICT willen op korte termijn weten welke personen binnen een faculteit/dienst het accountbeheer voor hun rekening gaan nemen. Dit beheer kan gesplitst worden in studentenbeheer en medewerkersbeheer. Per categorie gaan we uit van max. 5 beheerders. Wij gaan ook korte opleidingen voor deze accountbeheerders organiseren.

ICT wil op korte termijn weten aan wie ze de mutatieoverzichten moet versturen. De mutatieoverzichten studenten sturen we naar max. 2 contactpersonen per opleiding die dan eventueel zorg dragen voor verdere verspreiding. Idem naar max. 2 contactpersonen per faculteit/dienst voor overzichten medewerkers,

ICT wil op korte termijn weten wie namens de faculteit/dienst de beheerder Solis-ugids wordt. Wij registreren één beheerder en één vervanger. De huidige Quetzal contacpersonen komen hiervoor in aanmerking, maar bijvoorbeeld medewerkers van P&O administraties of van faculteitssecretariaten kunnen, gezien de aard van hun werk, ook goede kandidaten zijn. De beheerders Solis-ugids krijgen van ons een training.

Bijlage A:

Accounts & Formats binnen AD/Exchange

Aanmaken van Accounts voor studenten/medewerker in AD:

• Iedere student (d.w.z. op een of andere wijze geregistreerd in Osiris voor het volgen van onderwijs) krijgt 1 account (incl. email). Het account van de student wordt geplaatst in de ou students.

• Iedere medewerker krijgt een account per faculteit/dienst waar hij/zij werkzaam is. Het account wordt geplaatst in de ou van de dienst/faculteit of in het subdomein van dat onderdeel.

• Indien een student volgens Osiris niet meer voor onderwijs staat ingeschreven, dan blijft het account nog drie maanden actief. Daarna wordt het account verwijderd.

• Indien een medewerker volgens Sap/hr niet meer in dienst is, dan wordt het account onmiddellijk gedisabled. Na 3 maanden wordt het account verwijderd, tenzij het account gereactiveerd is door een nieuw dienstverband.

Format emailadres voor studenten:

<voorletters gescheiden door ‘.’>.<voorvoegsels+achternaam+[nummer]>@students.uu.nl

• Voorbeeld C.J.vanEijden@students.uu.nl. Case insensitive en voorletters van officiële voornamen.

• Er volgt een nummer als volledige naam niet uniek is; bijv. h.vandijk4@students.uu.nl

• Student kan verzoeken om een alias indien hij/zij een nummer achter z’n naam krijgt en/of het adres tot voorstelbare problemen leidt (bijv. uitzonderlijke lange namen). De alias wordt ingesteld als reply-to adres, maar universitaire systemen blijven werken met eerste adres.

• De regels voor een alias zijn: eerste voorletter vervangen door voorletter roepnaam, tweede of volgende voorletter laten vallen, gedeelte van achternaam laten vallen ingeval van dubbele achternaam, of als dit niet helpt dan een naam die a) niet storend en uu waardig is en b) relateerbaar is aan persoon.

• De 'achternaam' is de achternaam volgens GBA; mensen die de naam van de partner willen gebruiken/toevoegen kunnen dat doen via een alias.

Format emailadres medewerkers:

<voorletters gescheiden door ‘.’>.<voorvoegsels+achternaam+[nummer]>@<faculteitscode>.uu.nl

• Verder idem student.

Format inlognaam student:

<studentnummer>@soliscom.uu.nl

• In veel gevallen zal bij authenticatie de staart @soliscom.uu.nl optioneel zijn.

Format inlognaam medewerker:

<eerste vijf letters achternaam+drie cijferig uniek nummer>@<subdomein>.soliscom.uu.nl

• Dit voorstel is vanwege het ontbreken van een bruikbaar personeelsnummer. Indien een dienst/faculteit een eigen subdomein heeft, dan komt de code daarvan achter de ‘@’.

• Het drie cijferig uniek nummer wordt random gekozen; dus bijv. eijde394@soliscom.uu.nl. De uniciteit van het random nummer is over alle accounts in de AD.

• Indien achternaam korter is dan vijf letters dan opvullen met een 0 (nul); bijv. dijk0324@soliscom.uu.nl.

• De wens uit het veld is een max. 8 karakters lange inlognaam en allemaal even lang. N.B. Inlognamen worden uitsluitend gebruikt om in te loggen en intern gegevens te koppelen (metadir) en worden nergens zichtbaar gemaakt.

Displaynaam binnen adresboeken etc:

Achternaam, Voorletters voorvoegsels ([nummer])

• Binnen een container moeten displaynamen uniek zijn binnen een container (ou of subdomein): dus nummer uit emailadres tussen haakjes toevoegen. Microsoft erkent dat dit eigenlijk een bug is. Voorbeeld: Dijk, H. van (4)

• Wijzigen van de displaynaam, kan alleen als naam partner gebruikt of toegevoegd dient te worden.

Bijlage B: Specificatie van mutatiebestanden.

Informatie over nieuwe/vertrokken studenten.

Per opleiding kunnen wij een contactpersoon registreren die dagelijks per email een lijst ontvangt van nieuw ingevoerde / verwijderde studenten volgens het format:

<opleiding>;

<type>;

<achternaam>;<voorletters>;<tussenvoegsels| ' '>;

<emailadres>;

<solis-id>

Het universitaire solis-id is gelijk aan het studentnummer en type kan de waarde '+' (nieuw) of '-' (vertrokken) hebben.

Indien er geen nieuwe studenten zijn ingevoerd dan wordt er ook geen lijst toegestuurd.

Kandidaat contactpersoon zijn o.i. systeembeheerder, gegevensbeheerder Solis-ugids of coördinator studentenservice.

Informatie over nieuwe/vertrokken medewerkers:

Per faculteit/dienst kunnen wij een contactpersoon registreren die dagelijks per email een lijst ontvangt van nieuw ingevoerde / verwijderde medewerkers volgens het format:

<organisatie>;

<type>;

<achternaam>;<titels | ' '>;<voorletters>;<tussenvoegsels | ' '>;

<emailadres>;

<solis-id>

Bijlage C: Aanmeldformulier accountbeheer Solis en contactpersoon Solis-ugids

Faculteit/dienst: …………………….

Datum, ……………………

Handtekening directeur: ……………………..

Opsturen naar: Kees van Eijden
Afdeling ICT
Bestuursgebouw
Heidelberglaan 8
kamer 1.90