Submit handleiding voor docenten en assistenten

(Submit werd mede mogelijk gemaakt door Frank Keijzers, Rob Vermaas, Armijn Hemel, Andor Demarteau, Niels Janssen, Michel Portier, Erik Slotboom en Arjan van IJzendoorn).

 

Voor vakken waar digitaal ingeleverd moet worden (practica, verslagen etc.) zijn twee systemen beschikbaar die naadloos samenwerken: Submit en Nakijk. Omdat de systemen zo geintegreerd zijn zal in het vervolg simpelweg over Submit gesproken worden.

 

Submit vereenvoudigt het ontvangen, verdelen, nakijken en publiceren van digitaal ingeleverd werk. Waar vroeger ingeleverd werd per e-mail kan dat nu per webpagina. Het vergeten van een attachment, te laat inleveren, een te groot bestand inleveren en incorrecte informatie (zoals studentnummer en login) behoort allemaal tot het verleden met dit systeem.

 

Na de deadline kan het systeem de ingeleverde opgaven verdelen over de assistenten die zullen nakijken. Deze kunnen vervolgens op een webpagina hun bevindingen invoeren. De docent kan deze controleren en indien hij/zij tevreden is publiceren op een webpagina en via een persoonlijke e-mail aan de studenten die ingeleverd hebben.

 

Dit document is een stap-voor-stap handleiding voor docenten en assistenten die met Submit willen werken.

Stap 1: Het aanmaken van een vak

 

Als je Submit wil gebruiken voor een vak dan moet eerst informatie over dat vak ingevoerd worden en alleen de administrator kan dat doen. Op het moment van schrijven is de administrator Lennart Herlaar (lennart@cs.uu.nl). Stuur de admin een e-mail met daarin de volgende informatie over je vak:

De administrator maakt het vak dan aan en stuurt een bevestiging zodra dat gebeurd is.


Stap 2: Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van opgaven

 

Zodra het vak is aangemaakt kan je als docent inloggen op de volgende webpagina:

 

http://www.cs.uu.nl/docs/submit/nakijk/login.php

 

Gebruik daarvoor je loginnaam en het docent wachtwoord (zie stap 1). Daarmee kom je op een pagina waar je opgaven aan kunt maken. Onder het kopje ‘Nieuwe opgave’ dien je de volgende gegevens in te vullen om een opgave te maken:

Nadat je op de knop ‘Nieuwe opgave’ hebt gedrukt kan er ingeleverd worden voor de opgave. Natuurlijk moet de deadline daarvoor wel in de toekomst liggen.

 

De opgaven worden genummerd door het systeem. Het nummer is belangrijk omdat je dit bij andere tools nodig hebt als parameter. Op de pagina waar we net een opgave aangemaakt hebben zie je alle opgaven en hun nummers (eerste kolom).

 

Met de knop ‘Bewerk’ naast een opgave kun je de waarden van bovengenoemde velden veranderen, bijvoorbeeld om de deadline bij te stellen of meer kilobytes toe te staan. Het veld ‘gepubliceerd’ wordt verderop uitgelegd. Met het indrukken van de knop ‘Wijzig’ bevestig je de veranderingen.

 

Met de knop ‘Verwijder’ naast een opgave kan je een opgave uit het systeem verwijderen. Er wordt nog om een bevestiging gevraagd: ‘Ok’ of ‘Annuleren’. Het is niet nodig om je opgaven te verwijderen nadat hun deadline is verstreken of zelfs nadat het vak is afgelopen. Na verwijderen is de link tussen het nummer en de opgavenaam e.d. verloren. Dit kan onhandig worden als studenten veel later nog terugkomen op een practicum. Laat alles dus maar gewoon staan. Er zal af en toe een schoonmaakronde worden gehouden, waarbij de informatie op een CD wordt gebrand.


Stap 3: Het inleveren

 

Studenten kunnen inleveren voor iedere opgave waarvan de deadline nog niet verstreken is. Zij doen dat via de volgende webpagina:

 

http://www.cs.uu.nl/docs/submit/

 

Op die pagina kunnen zij login en studentnummer invullen, een opgave selecteren en het aantal deelnemers aangeven. De opgavenamen die ze daar zien bestaan uit de vakcode (zie stap 1) met daarachter de opgavenaam (stap 2).

 

Merk op: als de deadline van een opgave is verstreken dan verschijnt deze niet meer in het lijstje met mogelijke opgaves. (Voor geinteresseerden: het is ook niet mogelijk om op scherm 1 de opgave te selecteren, door te klikken naar scherm twee, door te werken tot na de deadline en dan in te leveren, want de deadline-check wordt nog een keer uitgevoerd J )

 

Op een tweede scherm kunnen ze een bestand selecteren om in te sturen en eventuele teamgenoten invullen (als ze op het eerste scherm een aantal groter dan 1 hebben ingevuld). Logins en studentnummers worden vergeleken met elkaar op basis van tabellen in CS-base; de grootte van het bestand wordt tegen het maximum gehouden; er wordt gecontroleerd of studenten niet al met andere studenten hebben ingeleverd; de bestandsnaam mag geen ‘gekke tekens’ bevatten enzovoort.

 

Als alles goedgekeurd is wordt het bestand in een directory geplaatst en krijgen alle studenten in het team een e-mail ter bevestiging. De directory waar de bestanden terecht komen is alleen door stafleden te bekijken en bevindt zich op de volgende plek:

 

            /users/www/docs/submit/archive

 

De namen van de bestanden daarin hebben de volgende structuur:

 

            opgavenummer . studenten gescheiden door mintekens . oorspronkelijke naam

 

Eerst het nummer van de opgave (zie stap 2), dan de student(en) die inlevert/inleveren en dan de naam van het bestand dat de studenten inleverden. Bijvoorbeeld:

 

            6.ibrouns-phnagel.IPT2.zip

 


Alternatieve stap 4 voor als je de rest van het systeem niet gebruikt

 

Je zou het hierbij kunnen laten en de rest van het Submit systeem niet gebruiken. Je kopieert de bestanden die beginnen met het juiste nummer naar een directory naar keuze en je verdeelt het werk zelf (of kijkt zelf na). Log hiervoor in op csstaff.science.uu.nl (bijvoorbeeld met putty).

           

            $ cp 6.* ~/opgave2

(waar 6 het opgavenummer is en ~/opgave2 de directory
waar het heen moet)

 

Er is in dat geval nog een tool beschikbaar om van die vervelende namen af te komen.

           

            $ cp /users/www/docs/submit/distribute.out ~/bin

(waar ~/bin de plek is waar je je programma’s neerzet)

            $ cd ~/opgave2

     $ ~/bin/distribute.out

 

De tool sloopt het nummer van de bestandsnaam, maakt een directory met als naam de namen van de studenten en zet het bestand met de oorspronkelijke naam in die directory. Als het bestand een zip, gz of tar.gz bestand is wordt deze uitgepakt. Dus het voorbeeldbestand zal in een directory ibrouns-phnagel gezet worden onder de naam ‘IPT2.zip’ en daarna uitgepakt.

 

Merk op: het is nodig om de tool eerst te kopieren vanwege permissies.

Stap 4: Het verdelen van het ingeleverde werk

 

Als je er wel voor kiest om de rest van het Submit systeem te gebruiken dan is het na het verstrijken van de deadline van de opgave tijd om een script te draaien. Het script verdeeld volgens een op te geven verdeelsleutel het ingeleverde werk onder de nakijkers (assistenten plus misschien jezelf).

 

Eerst bepaal je hoeveel opgaven er ingeleverd zijn (voorbeeld voor opgave met nummer 6). Log hiervoor in op csstaff.science.uu.nl (bijvoorbeeld met putty):

 

            $ cd /users/www/docs/submit

     $ cp count-nakijk.pl ~/bin

     $ cp process-nakijk.pl ~/bin

            (dit kopieren van de scripts hoeft natuurlijk maar 1 keer te gebeuren)

$ cd archive

     $ ~/bin/count-nakijk.pl 6

Number of files with opgaveid 6: 33

 


Let op: met de overgang naar de ICT-Beta infrastructuur zijn de scripts aangepast. Zorg er dus voor dat je de meest recente versie uit cd /users/www/docs/submit gebruikt.

 

Vervolgens maak je een tekstbestand aan met daarin voor iedere nakijker zijn/haar login en hoeveel opgaven er na gekeken moeten worden:

 

     $ cat >~/verdeling.txt

     afie 5

     tpoes 18

     obbommel 10

     ^D

 

De som van de getallen in dat bestand moet natuurlijk gelijk zijn aan het totale aantal ingeleverde opgaven en dat wordt ook gecontroleerd.

 

Nu kan het verdelen beginnen. Hierbij dient nog een keuze gemaakt te worden of de opgaven alleen gebundeld moet worden of dat ze ook aan de nakijkers gemaild moeten worden. Dat laatste is niet verstandig als het pakketje inleveringen samen te groot is om te mailen.

 

Het verdelen gebeurt door een ander script met vier parameters:

 

  1. verdelen en mailen (-m) of alleen verdelen (-z). Let op: in de huidige versie kun je alleen verdelen (-z) gebruiken.
  2. het bestand met verdeelsleutel: -c <bestandsnaam>
  3. opgavenummer
  4. output directory: waar moeten de samengenomen inleveringen neergezet worden? De directory die je hier opgeeft moet bestaan

 

Voorbeeld:

 

$ cd /users/www/docs/submit/archive

$ ~/bin/process-nakijk.pl –m –c ~/verdeling.txt 6 ~/opgave2

 

Hier wordt het eerder gemaakte bestandje met verdeling gebruikt; na het verdelen zullen de samengenomen inleveringen gemaild worden; het gaat om opgavenummer 6 en het nakijkwerk worden ook in ~/opgave2 neergezet (gezipt en gewoon).


Stap 4: Het nakijken

 

Nu is de tijd gekomen om te beginnen met nakijken. De nakijkers moeten op de hoogte gesteld worden van het nakijk wachtwoord (zie stap 1). Daarmee kunnen zij inloggen op dezelfde plek als waar je als docent inlogt:

http://www.cs.uu.nl/docs/submit/nakijk/login.php

 

Heel belangrijk: na het veranderen van tekstvak en/of cijfer dient er op de ‘Wijzig’ knop gedrukt te worden. Het is niet mogelijk om van een paar studenten gegevens te wijzigen en die dan allemaal tegelijk te veranderen. Als je gegevens verandert bij student A en daarna bij B en dan op de ‘Wijzig’ knop van A drukt dan is de wijziging bij B verloren. Dus: wijzigen en dan op de corresponderende ‘Wijzig’ knop drukken!

 

Na het invoeren van hun login en nakijk wachtwoord komen zij op een scherm waar ze per student van wie ze het werk na moeten kijken wat gegevens in kunnen vullen. Er is een tekstvak waarin ze hun bevindingen over de ingeleverde opgave kwijt kunnen. Dat tekstvak is vrij in te vullen; het systeem ziet het gewoon als platte tekst. Daarnaast is er nog een klein vakje om het cijfer in te vullen. Ook hier zijn geen restricties op dus zowel ‘onvoldoende’, ‘6.5’ als ’78 punten’ is mogelijk.

 

Als er meerdere opgaven voor het vak zijn dan ziet de nakijker deze allemaal tegelijk.


Stap 5: Het publiceren van de resultaten

 

Zodra alle nakijkers hebben laten weten dat zij klaar zijn met nakijken kun je als docent de resultaten publiceren. Log in het systeem in als docent (zie eerste paar regels stap 2). Met de knop ‘Inleveringen’ naast de gewenste opgave kom je op een pagina die lijkt op wat de nakijkers zien. Je ziet voor alle inleveringen het commentaar en het cijfer dat ingevuld is.

 

Op dit scherm kun je het nakijkwerk nog even onder de loep nemen: een steekproef, bijzonder lage of hoge cijfers zelf nog controleren en dergelijke. Zonodig kun je wijzigingen aanbrengen (zie stap 4) in wat de nakijkers hebben geschreven. Als docent heb je op dit scherm extra mogelijkheden. Ten eerste kun je een opgave bevestigen (‘Bevestigd: ja/nee’ en dan op ‘Wijzig’ drukken). Dat betekent dat de nakijker er niet meer in kan wijzigen en dat je de gegevens als definitief beschouwd. Dit is ook mogelijk voor de opgave als geheel. Als je op ‘Back’ drukt kom je terug op het opgavenoverzicht. Bij iedere opgave is een knop ‘Bevestig alles’. Daarmee bevestig je alle inleveringen tegelijk. Het ‘Bevestigd’ vlaggetje bepaalt wie zijn resultaat te zien krijgt en wie niet. Studenten van niet bevestigde inleveringen krijgen geen e-mail en zien hun resultaat ook niet op de resultatenpagina.

 

Zodra je de cijfers aan de buitenwereld wil tonen, moet je de ‘gepubliceerd’ vlag op ‘ja’ zetten in de ‘Bewerk’ pagina van een opgave. Pas zodra deze vlag op ‘ja’ staat kun je resultaten mailen aan studenten (individueel op het ‘Inleveringen scherm’ of allemaal tegelijk met ‘Mail studenten’) en is de webpagina met resultaten beschikbaar. De URL van die pagina vind je als je naast de opgave op de knop ‘Cijfers’ drukt. Deze URL kan je op de webpagina van je vak zetten of op het nieuws. Ook kan je de tabel kopieren en plakken in Excel maar wat er dan precies gebeurt is altijd weer spannend. De URL ziet er uit als:

 

http://www.cs.uu.nl/docs/submit/nakijk/cijfers.php?opgave=14

 

(waarbij 14 het nummer van de opgave is)

 

Samenvattend: je kunt cijfers alleen bekend maken als ‘gepubliceerd’ op ‘ja’ staat. Als je dan ‘Mail studenten’ doet dan krijgen de studenten van wie de opgave bevestigd is een e-mail. Op de webpagina ‘Cijfers’ zijn de resultaten te zien van diezelfde studenten.