Universitair Beleidslaboratorium

Veel gestelde vragen

[Antwoorden in voorbereiding]

Vergaderen op afstand?
Videoconferentie?
Video-opnamen maken?
Typevaardigheid nodig?

Relevante externe links:

Computer-ondersteund vergaderen, GroupSystems

De computers in het Beleidslab zijn uitgerust voor een zogeheten "computer-ondersteunde" vergadering, d.w.z. een vergadering met gebruik van computers en software in aanvulling op het gebruikelijke, mondelinge overleg.

De achtergronden van het concept

Mondeling overleg werkt vaak uitstekend maar heeft beperkingen om praktische redenen. De beschikbare tijd voor een vergadering is altijd te kort. Een voorzitter en een duidelijke agenda zijn cruciaal om efficiënt te kunnen werken, maar lossen dit probleem niet op. Als het aantal deelnemers stijgt, daalt de spreektijd per deelnemer. Het alternatief van langer vergaderen is immers onaantrekkelijk. Uiteindelijk is slechts een kleine groep deelnemers écht aan het woord. Dat is geen bezwaar, tenzij de situatie juist een brede inbreng vereist. Denk daarbij aan het nemen van een afgewogen beslissing (draagvlak!) of de analyse van een complex vraagstuk waarvoor inbreng vanuit meerdere vakgebieden essentieel is.

De computer met vergadersoftware is potentieel een ideale katalysator voor mondeling overleg, door de combinatie van de volgende drie kenmerken:

Een deel van de vergadertijd parallel werken met de hele groep. Alle deelnemers kunnen tegelijkertijd hun bijdrage intypen - zonder "door elkaar te praten". Iedereen komt "aan het woord" - maar zonder dat dit veel tijd kost;

Er is in principe volledige anonimiteit. De vergadersoftware legt geen verband tussen de invoer en de "afzender" tenzij de deelnemers daar vooraf (!) uitdrukkelijk om vragen. Dit maakt het gemakkelijker om afwijkende standpunten in te nemen en eventueel kritiek te leveren. Het is onmogelijk deze anonimiteit achteraf op te heffen;

Alle invoer is binnen een paar minuten digitaal beschikbaar. De software kan alle ingevoerde informatie snel verzamelen, dus ook alle goede ideeën die tijdens de sessie onderbelicht blijven. Het resultaat is een Word-document dat - bij wijze van spreken - al uit de printer rolt terwijl de deelnemers hun jas aantrekken.

Deze drie punten versnellen de cyclus die in veel bijeenkomsten herkenbaar is: de feiten en argumenten verzamelen, de informatie structureren en een afgewogen beslissing nemen.

De potentiele nadelen

Een computer in de vergadertafel is natuurlijk geen automatische garantie voor succes, met of zonder speciale software. Enige ervaring is zondermeer vereist. Bovendien:

De extra dynamiek tijdens een bijeenkomst vereist extra zorgvuldigheid vooraf. Een deel van de tijdsbesparing gaat verloren, want de voorbereiding van een vergadering vraagt meer aandacht. Het is vooral belangrijk om de tekst op het computerscherm extra nauwkeurig te formuleren, want misverstanden halen de snelheid uit de sessie. Een computer-ondersteund onderdeel van een vergadering kan bovendien erg veel informatie opleveren en het moet vooraf duidelijk zijn hoe daarmee om te gaan.